海外赴任中に直面する最大の課題は、文化や言語の違いからくるコミュニケーションの障壁です。管理職であれば、部下との面談も現地語で行われ、一般職でも、日本からの依頼内容を的確に伝えることが求められます。そこで、この記事では、海外赴任中に外国人同僚と円滑なコミュニケーションを取るための、簡単に実践できる３つの方法を紹介します。
絵にかいてみる
海外赴任中に、同僚やビジネスパートナーと円滑なコミュニケーションをすることは非常に重要です。しかし、言葉の壁や文化の違いがある中で、意図を伝えることはとても難しいことです。
まずは、絵を描くという方法を通じて、海外赴任中のコミュニケーションの障壁を取り除く方法を探ってみましょう。
言葉だけでは伝わりにくいことも、絵を描くことで簡単に伝えることができます。
例えば、プレゼンテーションをする時、資料に絵を加えることで、聴衆により分かりやすく、より印象的に伝えることができます。
Aという案がBという案よりも優れているとき「ＡはＢよりいい」ということと
ではどちらがわかりやすいでしょうか？
こんな簡単な絵でも、文字だけよりイメージがわくことを実感できるでしょう。
海外赴任中にも同じことが言えます。
特に、技術的な内容やプロセスを説明する場合、絵を描くことが非常に効果的です。
技術者同士であれば、問題点を抱えている機械の構造図を描いて、「この部分が問題なんですが、どこが原因でしょうか？」と尋ねることができます。絵を見せることで、相手に問題の本質を理解してもらうことができます。
また、ビジネスの戦略を伝える場合にも、絵を使うことでより効果的に伝えることができます。例えば、新規事業の戦略を説明する場合、絵を使って市場のトレンドや競合環境、自社の競争力などを視覚的に表現することができます。
絵を使うことで、聴衆に伝えたいことをより印象的に伝えることができるのです。
絵を描く方法には、さまざまな種類があります。自分で描く方法や、オンラインのツールを使う方法などがありますが、私はさっと書ける手帳やメモ帳を常に持ち歩くことをお勧めします。
もちろん、手書きの絵を描いて、スマートフォンやタブレットに写真を撮影してメールやチャットで共有することもできます。オンラインのツールを使う場合は、Draw.ioやCanvaなどの専門的な絵を描くツールも役立ちます。
ただ、仕事の時間は有限です。
さっと書ける手書きツールを持ち歩くことは、きっとあなたの助けになってくれます。
ちなみに、旅行先で困ったことがあった時にも言葉だけよりは絵があったほうがよく理解してもらえます。
特に、英語では知っているけどフランス語では知らない単語を使う場面では役立ちます。
翻訳アプリを使う
海外赴任中には、現地の言葉に対応する必要があります。しかし、現地の言葉がわからない場合はどうすればいいでしょうか？その際に便利なのが翻訳アプリです
これはもう説明の必要もないでしょうが、翻訳アプリは非常に便利です。
翻訳アプリを使用することで、スマートフォンやタブレットから瞬時に翻訳を行うことができます。英語や中国語、スペイン語など多くの言語に対応している翻訳アプリが存在します。
翻訳アプリは、単語だけでなく、文章や長文も翻訳することができます。また、発音機能があるアプリもあるため、発音を聞くことができるため、より正確な発音を覚えることができます。
また、翻訳アプリにはオフライン翻訳機能があるものもあります。この機能を利用することで、インターネットに接続していなくても翻訳を行うことができます。この機能は、海外旅行時や海外出張時にも非常に便利です。
ただし、翻訳アプリには注意点もあります。例えば、翻訳の正確さは完璧ではありません。単語や文章が間違って翻訳された場合もあります。また、文化的背景や言葉のニュアンスを正確に理解することはできません。
そのため、翻訳アプリを使用する際には、翻訳の正確性を確認するために、現地の方に確認することも重要です。また、現地の文化や習慣についても理解することが大切です。
機密保持の観点で翻訳アプリは禁止ということもあるでしょう。
その場合は電子辞書など、許可されている道具で乗り切りましょう。
E-mailでしっかり事前連絡orリマインドする
E-mailでの事前連絡やリマインダーは非常に有効です。
口頭で伝えると、ちゃんと伝わっているか不安な気持ちになってしまったりすることがあります。
そのため、メールでしっかりと事前連絡やリマインドを行うことで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
まずは、事前連絡の大切さをお知らせします。
例えば、ちょっとした頼みごとをしたり、質問したりしたい場合、あらかじめE-mailで相手に情報を共有すると、一緒にそのメールを見ながら説明することができます。
このとき、必要に応じて絵や図解をその場ですることになりますが、メールの文面があるため、相手の理解を助けてくれます。
もし話し合う時間が取れなくても、E-mailで返信してくれることが期待できます。
口頭で伝えるよりも文章のほうがよく伝わるということは多々あります。ただ、送りっぱなしにならないようにあとでコーヒーでも飲みながら、あのメールよく書けてた？と聞いて、雑談しておくとコミュニケーションにもなります。
次に、リマインダーについてです。
プロジェクトの締め切りや約束の時間など、重要な情報を相手に伝えた後、E-mailでリマインダーを送ることで、相手がそのことを忘れていないか確認することができます。このときも、図解や絵を添付することで、相手に伝わりやすくすることができます。
リマインダーは、締め切り直前になってから送るのではなく、事前に余裕を持って送ることが望ましいです。また、相手にストレスを与えないよう、優しく伝えるようにしましょう。
以上、E-mailでの事前連絡やリマインダーについての説明でした。
海外特有というわけではありませんが、ちょっとした連絡にもE-mailを活用することで、相手とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
ただし、E-mailは文字だけで伝えることができるため、表現力が必要です。そのため、必ず口頭で説明し、自分が送った文章の意図が伝わっているかは確認しましょう。
さいごに
このほかにも現地語が堪能な人に頼んだりとまだまだできることはたくさんあります。
ただ、最初は上記の３つを意識してコミュニケーションをとってみると、意思疎通がスムーズになること間違いなしです。
自分の語学力に不安があるかたは、ぜひともいろんな手段を用いてコミュニケーションの問題を乗り越えていきましょう。
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